Poradnik dla wynajmującego

Weryfikacja najemcy a RODO

Wynajmujący, który zbiera dane kandydatów, staje się administratorem danych osobowych. Nie oznacza to zakazu weryfikacji, ale trzeba robić ją z umiarem i bezpiecznie.

Najważniejsze zasady

  • zbieraj tylko dane potrzebne do oceny i zawarcia umowy (minimalizacja)
  • poinformuj kandydata, po co zbierasz dane i jak długo je przechowasz
  • dane kandydatów, z którymi nie podpiszesz umowy, usuń po zakończeniu wyboru
  • przechowuj dokumenty bezpiecznie: nie w otwartej skrzynce mailowej czy na wspólnym dysku
  • nie przekazuj dokumentów najemcy innym osobom bez jego zgody

Dane wrażliwe w wyciągach

Historia rachunku potrafi ujawnić znacznie więcej niż dochód: wizyty lekarskie, darowizny, przynależność do organizacji. To dane szczególnych kategorii, których nie wolno wykorzystywać do oceny najemcy. Bezpieczniej nie przechowywać wyciągów w ogóle, tylko otrzymać ich podsumowanie.

Sprawdź najemcę w kilka minut

Najemca przesyła historię rachunku przez link, Ty dostajesz ocenę 0–100 z porównaniem dokumentów. Bez kont, 184,50 zł.

Zweryfikuj najemcę

Bezpieczny proces w praktyce

  1. Przed zebraniem danych poinformuj kandydata, kto jest administratorem, po co zbierasz dane i jak długo je przechowasz.
  2. Zbieraj tylko to, czego potrzebujesz do oceny i umowy.
  3. Nie trzymaj wyciągów w skrzynce mailowej; jeśli to możliwe, korzystaj z weryfikacji, w której ich w ogóle nie dostajesz.
  4. Po wyborze najemcy usuń dane pozostałych kandydatów.
  5. Dane najemcy przechowuj przez czas trwania umowy i do przedawnienia roszczeń.

Ocena automatyczna i prawo do wyjaśnień

Jeśli korzystasz z automatycznej oceny, decyzję o najmie nadal podejmujesz Ty. Kandydat powinien wiedzieć, że taka ocena powstaje, i mieć możliwość zgłoszenia zastrzeżeń. W weryfikacji online najemca wyraża zgody przed przesłaniem dokumentów i może zażądać ponownej oceny z udziałem człowieka.

Najczęstsze pytania

Czy mogę poprosić o PESEL najemcy?

Tak, jeśli jest potrzebny do celu, np. do umowy najmu okazjonalnego lub potwierdzenia tożsamości. Przechowuj go bezpiecznie i tylko tak długo, jak to konieczne.

Jak długo mogę trzymać dokumenty kandydata?

Tylko przez czas potrzebny do wyboru najemcy. Dokumenty osób, z którymi nie podpiszesz umowy, usuń.

Czy osoba prywatna wynajmująca jedno mieszkanie podlega RODO?

Zwykle tak, bo wynajem to nie jest działalność czysto osobista lub domowa. W razie wątpliwości warto skonsultować się z prawnikiem.

Czy muszę mieć klauzulę informacyjną?

Tak, zbierając dane, powinieneś poinformować o celu, podstawie, czasie przechowywania i prawach osoby. Wystarczy krótka informacja przekazana kandydatowi na piśmie lub mailem.

Poradnik ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan na październik 2026 r.